Wybór dobrego biura rachunkowego to decyzja, przed którą staje wielu nie tylko początkujących, lecz także bardziej doświadczonych przedsiębiorców. Od tego w jaki sposób będą prowadzone finanse naszej firmy, zależy w dużej mierze jej powodzenie.
Nie można więc takiej decyzji podejmować pospiesznie, bez dogłębnego zbadania tematu. Poniżej zamieszczamy kilka rad, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze lub zmianie biura.
Jest wiele czynników, które sprawiają, że korzystanie z usług biur rachunkowych jest dla przedsiębiorców bardziej atrakcyjne niż prowadzenie księgowości wewnętrznej. Są to m.in. pewność ciągłości świadczenia usług, wysokie (i cały czas podwyższane) kwalifikacje pracowników biura czy kwestia używania do pracy najnowocześniejszych (przez co najbezpieczniejszych) technologii. Jednak nie wystarczy zgłosić się do jakiegokolwiek biura, aby być pewnym, że zostaniemy potraktowani profesjonalnie i otrzymamy usługi na najwyższym poziomie.
Przede wszystkim… papiery!
Prawdą jest, że żaden dyplom nie da nam stuprocentowej pewności odnośnie do poziomu profesjonalizmu danego biura. Jest jednak kilka dokumentów, które podnoszą prawdopodobieństwo tego, że nasze księgi rachunkowe znajdą się w dobrych rękach. Przede wszystkim warto sprawdzić czy dane biuro posiada Certyfikat Ministerstwa Finansów. Jeszcze do niedawna dokument ten był niezbędny jeśli chodzi o prowadzenie działalności rachunkowej. Dziś Certyfikat nie jest już dokumentem obligatoryjnym, ale nadal stanowi ważne świadectwo potwierdzające wiarygodność biura. Na początku współpracy powinniśmy również upewnić się, że dana firma posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC). Posiadanie takiej polisy jest zabezpieczeniem nas przed ewentualnymi błędami, a także znakiem, że biuro traktuje swoich klientów poważnie. Bardzo ważne jest również członkostwo w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce. Biura zrzeszone w tym Stowarzyszeniu stale uaktualniają wiedzę swoich pracowników, dzięki czemu ci zawsze są bieżąco z – nieraz bardzo dynamicznymi – zmianami w przepisach. Wszystkie powyższe dokumenty powinny zostać nam udostępnione przed rozpoczęciem współpracy.
Lepszy jest duży czy mały zespół?
Kolejną rzeczą, którą powinniśmy sprawdzić, jest zespół danego biura. Nikogo chyba nie trzeba przekonywać, że nasze księgi rachunkowe będą dużo bezpieczniejsze w rękach profesjonalistów z kierunkowym wykształceniem i wieloletnim stażem. Wbrew pozorom liczy się też rozmiar zespołu. W nagłych przypadkach (których oczywiście nikomu nie życzymy), to duży zespół będzie gwarantem sprawnej, nieprzerwanej i skutecznej pomocy. Wszystko dzięki możliwości szybkiej wymiany doświadczeń i koncentracji większej ilości pracowników na problemie.
Co jeszcze? Co jeszcze?
Jest jeszcze kilka rzeczy, na które warto zwrócić uwagę. Wspomniane już używanie do pracy nowoczesnych technologii gwarantuje nie tylko sprawną obsługę, ale i większe bezpieczeństwo naszych danych. Profesjonalista powinien znać systemy księgowe i poruszać się pośród nich bez problemów. Oczywiście nie bez znaczenia jest również cena oferowanych przez biuro usług, ale nie ona powinna zwracać naszą uwagę na początku. Niższa cena może oznaczać niedofinansowanie którejś ze sfer działalności firmy, a to prędzej czy później odbije się na jakości świadczonych nam usług. Z drugiej strony zbyt wysoka cena może nazbyt odbiegać od standardów rynkowych i być po prostu nieadekwatna do roli, którą biuro rachunkowe ma odegrać w naszym biznesie. Znaczenie ma również zwyczajny czynnik ludzki, czyli to, w jaki sposób będzie przebiegać kontakt z osobami odpowiedzialnymi za obsługę naszej firmy.
Nie ma złotego sposobu, który zagwarantuje nam, że wybór konkretnego biura rachunkowego będzie strzałem w dziesiątkę, jednak stosując się do powyższych rad, minimalizujemy szanse na to, że za chwilę będziemy musieli szukać ponownie.
KOMENTARZE